Zelf een receptioniste aannemen of automatiseren? De rekensom voor MKB'ers

Donderdagavond, kwart voor zeven, in de dierenartsenpraktijk van Marloes in Leiden. De laatste patiënt van de dag, een kat met een ontstoken poot, is net opgehaald door zijn baasje. Marloes ruimt de behandelkamer op en gaat daarna aan de balie zitten met twee documenten naast elkaar. Het ene is een concept-vacaturetekst voor een parttime receptioniste. Het andere is een offerte van een leverancier van AI-receptionisten. Ze pakt een blocnote en begint te rekenen.

Deze vergelijking komt steeds vaker voor bij MKB-ondernemers, van dierenartsen tot installateurs. Jarenlang was een receptioniste aannemen de enige serieuze optie om de telefoon structureel bemand te krijgen. Sinds AI-receptionisten ook voor kleine bedrijven betaalbaar zijn geworden, is er een tweede route bijgekomen. Het probleem is dat de meeste ondernemers de kosten van een eigen medewerker onderschatten, simpelweg omdat het brutosalaris het enige getal is dat ze paraat hebben.

Begin bij dat brutosalaris. Volgens recruitmentbureau Espaz verdient een receptioniste of telefoniste in Nederland in 2026 doorgaans tussen de 2.850 en 3.350 euro bruto per maand, afhankelijk van sector en functiebreedte. Voor het gemak rekenen we hieronder met een salaris van 3.100 euro bruto per maand, ongeveer het midden van die bandbreedte.

Dat bedrag is niet wat een werkgever daadwerkelijk kwijt is. Bovenop het brutoloon komen werkgeverslasten, zoals sociale premies en de wettelijk verplichte vakantietoeslag van 8,33 procent. Afhankelijk van de cao en de pensioenregeling kan daar nog het een en ander bovenop komen. Volgens loonspecialisten als Job Planet en Ondernemen met Personeel lopen de werkgeverslasten in 2026 gemiddeld op tot 30 à 40 procent bovenop het brutoloon. Bij een salaris van 3.100 euro betekent dat al snel 4.000 tot 4.300 euro aan daadwerkelijke maandlasten, nog voordat er ook maar één dag ziekteverzuim is meegerekend.

Op jaarbasis loopt dat op tot ruwweg 48.000 tot 52.000 euro. Tegenover dat bedrag staat een medewerker die, hoe goed ook, niet dag en nacht bereikbaar is en net als iedereen weleens ziek wordt of op vakantie gaat.

Precies dat ziekteverzuim is een kostenpost die in de meeste rekensommen ontbreekt. Het CBS meldde dat het ziekteverzuim onder Nederlandse werknemers in 2025 gemiddeld 5,4 procent bedroeg, en in het eerste kwartaal van 2026 opliep tot 5,8 procent, het hoogste niveau in dertig jaar voor die periode. Vertaald naar een voltijdreceptioniste met zo'n 220 werkdagen per jaar komt dat neer op ongeveer 12 tot 13 verzuimdagen, louter op basis van het landelijk gemiddelde.

Wat die dagen daadwerkelijk kosten, becijfert MKB Servicedesk op 250 tot 300 euro per dag, oplopend tot ruim 400 euro zodra er vervanging nodig is. Onderzoek van Remplooi laat zien dat een tijdelijke kracht inhuren al snel 1,5 keer het brutosalaris kost, vooral door inwerktijd en verminderde efficiëntie in de eerste periode. Reken dit voorzichtig door, en er komt al snel een paar duizend euro per jaar bij, boven op de 48.000 tot 52.000 euro aan reguliere loonkosten.

Nog voordat een ondernemer bij deze bedragen is, moet de vacature eerst worden vervuld. Uit onderzoek van UWV bleek dat in het najaar van 2025 nog altijd 45 procent van alle vacatures als moeilijk vervulbaar gold. Voor een functie als receptioniste, vaak parttime en niet het meest gewilde beroep op de arbeidsmarkt, is de kans reëel dat een vacature wekenlang openstaat voordat er iemand wordt aangenomen. Al die weken blijft de telefoon een probleem waarvoor nog altijd geen oplossing is gevonden.

Een AI-receptionist werkt fundamenteel anders geprijsd. In plaats van een oplopende stapel kostenposten bovenop het brutosalaris, betaal je een vaste maandprijs die vaak onder de 300 euro per maand ligt, zoals we eerder beschreven in hoe lokale ondernemers 24/7 bereikbaar worden zonder extra personeel. Op jaarbasis is dat ruim 3.500 euro, tegenover de 48.000 tot 55.000 euro die een eigen medewerker met verzuim en vervanging al snel kost.

Dat wil niet zeggen dat dit een simpele rekensom in het voordeel van automatisering is. Een medewerker kan meebewegen in een lastig gesprek en zelf beslissen om een uitzondering te maken op het moment dat een klant meer nodig heeft dan een standaardantwoord. In het artikel AI-receptionist versus een callcenter inhuren: wat past bij een klein bedrijf? beschreven we al dat een emotioneel gesprek of een onderhandeling nog altijd om een mens vraagt die kan meedenken. Een AI-receptionist lost dat op door zulke gesprekken door te verbinden, niet door ze zelf af te handelen.

Mijn ervaring bij Campos Automation is dat de rekensom zelden de doorslag geeft bij ondernemers die twijfelen. Wat wel de doorslag geeft, is het besef dat een eigen medewerker altijd een onvoorspelbare factor blijft, of het nu gaat om een griepje of gewoon een dag met een dip. Een AI-receptionist kent dat risico niet, en kost bovendien een fractie van wat een eigen medewerker structureel vraagt. Voor de meeste MKB-bedrijven waar de telefoon vooral draait om het maken en bevestigen van afspraken is dat een verschil dat moeilijk te negeren is, ook al blijft er altijd een plek voor een mens aan de lijn.

Wil je zelf de rekensom maken voor jouw bedrijf? Neem contact op met Campos Automation voor een vrijblijvende demo, en ontdek wat een AI-receptionist in jouw situatie daadwerkelijk zou kosten en opleveren.